字段一：情境与触发
先写什么情况下会用到这条知识：设备型号、客户类型、工序阶段、触发信号。情境写不清，条目就无法被检索到，模型也判断不了该不该引用。写情境时用一线自己的说法，不要换成管理术语，否则使用者认不出来。怎么检验：使用者一眼能认出场景。
字段二：动作与顺序
把做法拆成有先后顺序的动作，写清每一步的输入与产出。只写原则不算动作，比如加强沟通不是动作，先发哪份记录、多久内回复、抄送谁才是。动作写得越具体，新人在现场越容易照做，也越容易被挑错改进。边界是原则不能当动作。
字段三：判断依据与反例
这是模板里最关键也最容易被省略的一栏：为什么这样做、什么情况下不能这样做。要求同时给一个反例，说明照搬会出什么问题。没有反例的条目往往被过度套用，边界一旦丢失，错误会比没有知识更贵。
字段四：适用范围与维护人
写明适用与不适用条件、复核周期、维护人。条目不是一次写成就永久有效，设备更新、客户约定变化都会让它失效。模板里留出这几栏，等于提前约定谁来负责更新，避免半年后整库过期却无人认领。边界是适用范围必须可判断。
模板要轻，重了会被绕过
一页纸、五个字段足够，字段再多一线就会改成口头传承。可以另附访谈提纲与入库清单，但正文模板保持短。判断模板是否合格，看一个新员工能否在十分钟内照着填完并说明白，而不是看字段是否齐全。边界是模板由业务自己填，不由文员代填。
适用与不适用
适合谁
- 准备启动首轮萃取、需要统一产出格式的团队
- 已有零散经验文档、想整理成可复用条目的部门
- 需要把萃取交接给内部知识管理岗的企业
不适合谁
- 希望用一套模板覆盖所有岗位、不接受裁剪的项目
- 没有当事人确认环节、只由文员填表的团队
典型场景
一家连锁餐饮企业的运营部要整理门店异常处理经验。培训主管先做了一页纸模板，只留五个字段，请三位店长各填一条真实案例；填完后发现判断依据一栏几乎空白，于是补了访谈提纲，由区域经理逐条追问并签字，模板随后固定下来，新店长入职时按同一格式补充本店情况。
可执行步骤
- 先做一页纸模板，只保留五个字段，每个字段配一条填写示例，贴到文档首页
- 选三条真实案例试填，检查哪一栏最容易空着或被绕过，据此调整字段
- 针对最常见的空白栏补访谈提纲，由业务负责人逐条追问，记录原话
- 定稿后附入库清单，写明确认人、复核周期与失效规则，一并发布到团队文档首页
常见坑
- 模板字段过多，一线填到一半就放弃，最后只剩标题和一句结论，条目无法复用，也无人引用
- 判断依据与反例留空，条目被过度套用，出错后没人说得清为什么，追责也找不到依据，整改方向也不明
- 模板由文员代填、当事人未确认，内容与现场做法脱节，越用越不准，最终被弃用，回到口头传承
自检与验收清单
- 模板是否控制在一页纸以内，新员工十分钟能填完
- 每条是否有反例，或写明明确的不适用条件，而不是模棱两可
- 是否写明维护人、复核周期与失效标记方式，过期如何标记
- 是否有当事人确认签名或可查的确认记录，谁负责确认
常见问题
模板要不要按岗位分开做
先做一套通用模板跑通三条案例，再按岗位补充少量专属字段。一上来按岗位各做一套，维护成本高、格式不统一，后续检索与条目比对都会变困难，也不利于跨部门复用。
能不能让模型按模板生成
可以让模型把访谈录音整理成模板格式，但判断依据与反例必须来自当事人，生成后逐条核对。模型擅长压缩和改写，不擅长知道你们的现场约束，越具体的字段越要人来填。
模板需要版本管理吗
需要。模板改动会影响历史条目的可比性，建议记录版本号与生效日期，旧条目按原版本保留，新条目用新版本；否则同一栏目的含义在半年内变两次，使用者会无所适从。