招聘渠道与简历库
简历来自招聘网站、邮箱、内推与校招系统，格式并不统一。接入方式通常是邮箱解析或渠道导出，要求保留原始附件与投递时间。为什么先做这个：简历是招聘场景的主要输入，拿不到原始文件就无法复核，也无法证明筛选的过程。这是招聘场景能够复核的基本要求。
人事主数据
员工花名册、组织架构、岗位与职级是问答与流程的基础。怎么接：只读同步，按组织与岗位分层授权，避免全量可见。边界是主数据仍由 HR 维护，工具不新增岗位、不改职级，也不回写员工状态。更不替代人事异动审批。
考勤与排班
考勤规则、排班表与假期余额决定问答能否答准。字段要求包括考勤周期、假别、余额与生效时间，缺生效时间就会出现新旧规则混用。怎么做：只读摘要，不接原始打卡明细，既减少个人信息处理，也更符合最小必要原则。
薪酬与敏感数据
薪酬数据只做汇总口径，不进入通用问答库。为什么：个体薪酬属于高敏感信息，一旦进入检索库，权限稍有疏漏就会扩散。做法是单独环境、单独授权、只对特定角色开放，并记录每一次查询。便于事后核查。
办公协同与培训
审批、公告、日程与培训平台决定通知能不能发出去、课程能不能推到位。怎么接：走企业现有协同工具的开放接口，按部门与角色限定发送范围；发送记录要留存，避免误发全员通知这类低级事故。也便于事后追查。
适用与不适用
适合谁
- 正在做 HR AI 立项、需要列接口范围的 IT 与 HR
- 人事系统老旧、想先打通数据再谈模型的企业
不适合谁
- 员工数据仍以纸质表格为主、没有系统入口的企业
- 要求把薪酬明细接入通用问答库的项目
典型场景
某集团先做通路：简历从邮箱与渠道接口进库，花名册与组织架构只读同步，考勤取假期余额摘要，薪酬只提供部门汇总。接口清单由 IT 与 HR 共同确认，权限按组织分层，审计日志保留查询记录，通用问答库不接薪酬明细。
可执行步骤
- 列出人事数据的来源系统、关键字段与更新频率，并逐项标出敏感级别
- 按招聘、主数据、考勤、薪酬、协同、培训六类排出接入优先级与顺序
- 与 HR 确认字段口径与授权范围，形成书面接口清单并由双方签字
- 优先只读同步，写入只限流程状态，并保留可查询、可导出的操作日志
- 按组织与岗位分层授权，并按季度检查账号、权限与授权变化，形成检查记录
常见坑
- 把薪酬明细接进通用问答库，权限稍一疏忽就会扩散到不相关部门，事后很难逐条收回。也无法证明谁看过。
- 花名册全量同步且不做分层授权，一线主管能看到全公司员工的岗位、联系方式与薪酬信息。
- 考勤只同步规则却不同步生效时间，新旧假别混用，员工按旧规则请假后难以解释清楚。争议随之而来。
自检与验收清单
- 六类系统的接口清单与接入优先级是否书面化
- 敏感字段是否在单独环境中存放，并单独授权访问
- 是否只读同步，并保留可查询的操作日志与导出记录
- 权限是否按组织与岗位分层设置，并定期复核
- 是否按季度检查账号、权限与授权范围的变化
常见问题
薪酬数据一定要接吗？
多数问答场景不需要明细薪酬。若要做人力成本分析，接部门汇总即可；确需明细时，单独环境、单独授权、限定角色，并保留查询日志。把明细放进通用检索库，风险与收益不成比例。
老 HR 系统没有接口怎么办？
用定期导出加中间库过渡，约定字段与频率，并保留人工核对环节。不要为了接 AI 改核心表结构；等流程稳定后，再评估封装只读接口或替换系统，改造风险通常大于收益。
候选人数据能存多久？
按最小必要与告知的保存期限处理，到期删除或匿名化；未录用简历不宜长期留存，除非取得同意或制度有明确依据。集成时应把保留期限写进配置，而不是靠人记得定期清理。